Mr. sc. Bedri Zyberaj

 Përmbledhje

Në vendin tonë sot përballemi me vështirësi të ndryshme të grumbu­llimit dhe të menaxhimit të dokumenteve arkivore. Këto vështirësi janë të lidhura me faktorë të shumtë, duke filluar nga ata historikë e deri te faktori njeri. Sado që deri-diku kjo veprimtari është e rregulluar me legjisla­­cionin që është miratuar nga organet kompetente, ende në masë të konsideru­eshme ballafaqohemi me menaxhim inkompetent të pasurisë arkivore.

Nën diktatin e mundësive të limituara, sidomos të hapësirës, Agjencia Shtetërore e Arkivave e Kosovës, me tërë përbërjen e vet, edhe dy dekada pas mbarimit të luftës, nuk ia ka dalë ta grumbullojë tërë lëndën arkivore që është e detyruar ta bëjë sipas ligjit. Më shumë se dy të tretat e pasurisë arkivore që ruan sot agjencia jonë gjenden jashtë institucionit tonë, kryesisht te fondkrijuesit dhe fondposeduesit e ndryshëm. Kjo sasi, kuptohet, është e llogaritur në bruto, është e trashëguar nga koha para suprimimit të auto­nomisë së Kosovës më 1989, të cilën, për mungesë hapësire dhe për arsye të tjera, s’ia kemi dalë ta mbledhim dhe ta deponojmë në vendruajtjet tona.

Papërgjegjësia e fondkrijuesve dhe moszbatimi i ligjshmërisë është një element tjetër i cili i ka kontribuar kësaj gjendjeje. Ato institucione që kanë fonde, edhe pas afateve ligjore për dorëzim, vazh­dojnë ta mbajnë në hapë­sirat e veta materialin arkivor të cilin janë të detyruara ta dorëzojnë në Agjenci. Ato vazhdojnë ta menaxhojnë atë paçka se e drejta e menaxhimit të këtij materiali nga ana e tyre, sipas ligjit, u pushon pas moshës 30-vjeçare të dokumentit. Që nga kjo moshë e tutje, ruajtja, mbrojtja, sigurimi dhe dhënia për shfrytëzim e dokumenteve arkivore është përgjegjësi dhe kom­petencë e Agjencisë Shtetërore e Arkivave e Kosovës. Kësisoj, sot kemi një dukuri të përzierjes së kompetencave për menaxhimin e pasurisë arki­vore prandaj, në kuadër të kësaj teme, duke u bazuar në të dhënat empirike dhe analizën ligjore, do të ndriçohen kompetencat dhe përgjegjësitë ligjore për menaxhimin dhe dhënien në shfrytëzim të dokumenteve arkivore të cilat kanë tejkaluar moshën prej 30 vjetësh.

Fjalët çelës: Arkivi, fondkrijuesi, ligji, kompetenca, mbrojtja, dhënia për shfrytëzim

 HYRJE

Në çdo vend të botës, përfshirë edhe Republikën e Kosovës, në të cilën veprimtaria arkivore është e institucionalizuar nëpërmjet ligjeve dhe rregu­­lloreve në fuqi, arkivat janë përgjegjëset kryesore për pranimin, mbledhjen, rregullimin, sistemimin, shërimin, mbrojtjen, ruajtjen dhe dhënien për shfrytëzim të dokumenteve dhe të gjithë pasurisë arkivore të cilën ia dalin ta mbledhin në kuadër të thesarit të vet. Edhe klasifikimi i dokumenteve që prodhojnë fondkrijuesit për të qenë pjesë e këtij thesari dhe afati për dorëzimin e tyre në institucionin përgjegjës për ruajtjen e tij, në Republi­kën e Kosovës, po ashtu është i rregulluar me ligj.[1]

Krijimi dhe ruajtja e dokumenteve që prej formulimit të tyre e deri te dorëzimi në arkivin kompetent në Agjencinë Shtetërore të Arkivave të Kosovës, pastaj dhënia për shfrytëzim të tyre nga ky institucion, është e rregulluar me disa ligje dhe rregullore që kanë buruar prej tyre. Ligjet të cilat janë në fuqi dhe, në një formë ose në një tjetër, kanë për objekt këtë problematikë, janë: Ligji nr. 04/L-184 për Administrimin e Punës në Zyrë; Ligji nr. 03/L-178 për Klasifikimin e Informacioneve dhe Verifi­kimin e Sigurisë; Ligji nr. 06/L-113 për Organizimin dhe Funksionimin e Admi­nistratës Shtetërore dhe të Agjencive të Pavarura; Ligji nr. 06/L-081 për Qasje në Dokumente Publike; Ligji nr. 03/L-054 për Vula në Institucionet e Republikës së Kosovës; dhe Ligji nr. 04/L-088 për Arkivat Shtetërore, që është ligj i veçantë e me të cilin rregullohet fushëveprim­taria e Agjencisë Shtetërore e Arkivave e Kosovës.

Kur jemi te normativa e punës e Agjencisë Shtetërore e Arkivave e Kosovës duhet vënë në pah se ne u referohemi edhe dispozitave të Stan­dardit Ndërkombëtar ISO 15489 për menaxhimin e dokumenteve. Ky legji­slacion, në aspektin teorik, mund të thuhet se mbulon kënaqshëm këtë problematikë. Në të përcaktohen me saktësi se cilat institucione janë përgjegjëse për nxjerrjen, klasifikimin, rregullimin tekniko-shkencor, ruaj­tjen dhe dhënien për shfrytëzim të dokumentacionit, qoftë ai me afat të përkohshëm të ruajtjes, apo me afat të përhershëm si dhe për fazat koho­re të përgjegjësisë institucionale, për kujdesin ndaj dokumenteve dhe menaxhimin e tyre. Mirëpo, po ta vështrojmë aspektin praktik të zbatimit të dispozitave të këtij legjislacioni, atëherë shohim se aplikimi i tij nuk është në nivelin e duhur. Për këtë arsye sot ballafaqohemi me problemin që mund të quhet jokompetencë e menaxhimit të dokumenteve arkivore.

Nëse i qasemi përgjegjësisë së menaxhimit të dokumenteve, respekti­visht kompetencës institucionale të ruajtjes dhe dhënies për shfrytëzim të tyre (këtu bëhet fjalë sidomos për dokumentet që kanë vlerë të përher­shme), rrjedh se e gjithë historia e jetëgjatësisë së dokumentit, prej çastit të krijimit e deri te deponimi për ruajtje të përhershme, kalon nëpër dy faza.

Faza e parë është ajo e ideimit, konceptimit, normativizimit dhe e krijimit të tij (pra dokumentit) nga fondkrijuesi, respektivisht nga institucioni që e nxjerr atë e deri në çastin kur bëhet dorëzimi në arkivin përkatës për ruajtje të përhershme.

Që nga pranimi procedural në arkivin përkatës fillon faza e dytë që ka një shtrirje kohore deri në pambarim.

Në fazën e parë përgjegjësi i vetëm i tij është fondkrijuesi, ndërsa në fazën e dytë kjo përgjegjësi kalon tek Agjencia.

Shtrirja kohore e fazës së parë, sipas legjislacionit tonë, nuk mund të shkojë përtej gjatësisë kohore prej 30 vjetësh. Kjo është saktësuar në pikën 2 të nenit 10 të Ligjit nr. 04/L-088 për Arkivat Shtetërore, në të cilin thuhet: “Ofrimi i materialit për pranim në Agjenci bëhet më së voni pas kalimit të afatit prej tridhjetë (30) vjetëve nga momenti i krijimit të materialit, përjashtimisht rasteve kur përmbajtja e materialit është speci­fike dhe me legji­slacionin përkatës në fuqi kërkohet një afat më i gjatë për ruajtje në institucionin përkatës”.[2] Pra, dokumentet e të gjitha institucio­neve të cilat hyjnë në fushën e vep­rimit të këtij ligji dhe që kanë vlerë të përhershme, pas tridhjetë vjetësh të përpilimit të tyre nga fondkrijuesit, duhet të dorëzohen në Agjenci dhe, përveç validitetit juridik, ato tani fitojnë edhe atributet e dëshmisë histo­rike.

Palët e ndryshme, varësisht nga problematikat që ua shtron jeta, mund të kenë interesim dhe kërkesa për shfrytëzimin e tyre qoftë për aspektet pragmatike me të cilat dëshmohet vërtetësia juridike për çështje të caktu­ara duke filluar prej atyre pronësore juridike e deri tek interesimet e hulum­­tuesve e të studiuesve të ndryshëm për qëllime ekonomike, shkencore, kul­turore apo historike. Pra këto dokumente, pasi të kalojnë nën përkuj­desjen e Agjencisë, fitojnë edhe atribute të tjera funksionale e cila nuk mund të thuhet për kohën paraprake sepse para kësaj moshe ato kanë vlerë dhe prodhojnë vetëm efekte juridike.

Meqë ligjërisht kujdestarja e vetme dhe kompetente për ruajtjen e këtyre dokumenteve pas kësaj moshe është Agjencia, atëherë ky institucion është i vetmi që ka legjitimitetin të lëshojë dëshmi të vërtetësisë në formë të kopjeve për origjinalitetin e tyre, asnjë tjetër, qoftë ai vetë fondkri­juesi. Në të kundërtën, është një veprim i pajustifikuar dhe i padrejtë ligjërisht. Është një veprim jokompetent në aspektin ligjor, të cilën sot e praktikojnë të gjitha komunat e Kosovës, institucionet e shkollimit fillor dhe të mesëm, prokuroritë etj. Kur jemi te komunat nuk mund të mos e përmend faktin që më së keqi qëndron puna me komunën e Prishtinës, në kuadër të së cilës gjoja funksionon një arkiv komunal sipas një marrëveshjeje të lidhur më 04.05.2011 në mes të Agjencisë Shtetërore të Arkivave të Kosovës dhe komunës së Prishtinës e cila, pas miratimit të Ligjit të ri për Arkivat Shtetërore më 2012, nuk i është nënshtruar efektit të këtij ligji deri në ditët e sotme, pavarësisht prej përpjekjes së autorit të këtyre rreshtave gjatë vitit 2020 t’i gjendet zgjidhja në harmoni me dispozitat ligjore.

Rastin tjetër e kemi me Radio Televizionin e Kosovës (RTK-në), i cili, në cilësinë e fondposeduesit, e menaxhon fondin e RTP-së së dikurshme. Ç’është për t’u çuditur, atë fond e ka të vendosur në hapësirat e objektit të Agjencisë, kurse e shfrytëzon RTK-ja.

Këto janë vetëm disa prej fondeve të shumta të pakompletuara dhe të papranuara në AShAK ashtu siç është parashikuar me Ligjin për AShAK.

Po pse ndodh kjo gjë?

Pse dokumente të shumta, që kanë vlerë të përhershme dhe kanë për­mbushur moshën për t’u dorëzuar në Agjenci, ndodhen jashtë saj, të shpër­ndara gjithandej?

Arsyet për këtë gjë janë të shumta. Shumica prej tyre janë të natyrës objektive, të cilat Agjencisë ia kanë pamun­dësuar dhe ia pamundësojnë ende mospranimin e tyre. Kur them kështu, në rend të parë kam parasysh mungesën e hapësirës së nevojshme (sido­mos të arkivave ndërkomunale) për ta pranuar materialin arkivor, e para.

E dyta, që është më e rëndë, është mospërfillja e detyrimeve ligjore nga institucionet dhe personat juridikë, respektivisht e fondkrijuesve të cilët, pavarësisht se i detyron ligji, edhe pas 30 vjetësh dokumentacionin e prodhuar prej tyre dhe që ka afat të përhershëm të ruajtjes, vazhdojnë ta mbajnë në stoqet e veta, respektivisht ta menaxhojnë në kundërshtim me normat ligjore. Ky veprim, mbajtja për vete e materialit edhe pas kësaj moshe, që është shkelja e parë ligjore, prodhon pastaj efekt zinxhiror të shkeljeve ligjore. Duke e mbajtur për vete pas këtij afati dhe duke ofruar shërbime për qyte­tarët kur një gjë e tillë u kërkohet, këta fondkrijues bëjnë shkeljen e dytë të radhës, sepse ofrojnë shërbim që nuk është në kompe­tencën e tyre.

Shkelja e tretë e radhës ndodh atëherë kur institucioni që duhet të ven­dosë për një çështje (këtu rëndom vijnë në shprehje gjyka­tat) e merr si të mirëqenë dëshminë e lëshuar në mënyrë të paligj­shme që në këtë rast e bëjnë fondkrijuesit dhe kështu, pikërisht institucionet që duhet t’i sanksion­nojnë shkelësit e ligjit, me shkel­jen e tyre bëhen kurorëzuesit e këtij vep­rimi antiligjor.

Përfundim

Sa u tha më lart, rrjedh se, sot, para institucionit përgjegjës për veprim­tarinë arkivore në Republikën e Kosovës, që është Agjencia Shtetërore e Arkivave e Kosovës, shtrohet një obligim që shkon përtej përgjegjësisë profesionale ndaj dokumentacionit arkivor. Ky obligim është angazhimi për shmangien e inkompetencës ligjore të menaxhimit të dokumenteve arkivore, një pjesë e të cilave u theksuan në tekst. Për ta shmangur këtë praktikë, menaxhmenti i AShAK-së në kohën e fundit ka ndërmarrë një nismë që të vë në pah këtë inkompetencë dhe shkelje të ligjshmërisë me qëllim të dhënies fund kësaj praktike.

Në funksion të kësaj janë ideuar dhe janë kërkuar të mbahen takime me ministren e Ministrisë së Arsimit, të Shkencës dhe të Teknologjisë, me Asociacionin e Komunave dhe me Këshillin Gjyqësor të Kosovës, me qëllim që të lëshojnë nga një qarkore të brendshme (Ministria e Arsimit për shkollat fillore dhe të mesme, Asociacioni i Komunave për komunat dhe Këshilli Gjyqësor për gjykatat e të gjitha natyrave dhe niveleve) me kërkesën që këto subjekte ta dërgojnë dokumentacionin arkivor më të vjetër se 30 vjet në Agjenci.

Kur të përmbushet ky detyrim ligjor atëherë mund të themi se Agjencia Shtetërore e Arkivave e Kosovës dhe të gjitha institucionet e tjera shtetë­rore janë në funksion të kryerjes së mandatit të plotë profesional dhe ligjor për ruajtjen dhe dhënien për shfrytëzim të materialit arkivor në Republikën e Kosovës.

(Marrë nga revista “Arkivat shqiptare”, nr. 57, dhjetor 2021)

Referenca:

Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave, Standardi Ndërkombëtar ISO15489, Agjencia Shtetërore e Arkivave e Kosovës, Prishtinë 2009

https://gzk.rks-gov.net/ActDetail.aspx?ActID=8670

https://gzk.rks-gov.net/ActDetail.aspx?ActID=2690

https://gzk.rks-gov.net/ActDetail.aspx?ActID=18684

https://gzk.rks-gov.net/ActDetail.aspx?ActID=20505

https://gzk.rks-gov.net/ActDetail.aspx?ActID=2807

[1] Shih nenin 1 dhe 2 të https://gzk.rks-gov.net/ActDocumentDetail.aspx?ActID=2807

[2] https://gzk.rks-gov.net/ActDocumentDetail.aspx?ActID=2807